Häufige Fragen

Ordner Fragen zum Verfahren

Meldefrist für die Datenmeldung ist der 15. September jeden Jahres. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Erhebungsbögen ordnungsgemäß ausgefüllt, unterschrieben und gestempelt per Post oder Fax bei der Hamburgischen Pflegegesellschaft eingegangen sein.

Zur Teilnahme am Umlageverfahren und damit zur Meldung der erforderlichen Daten sind alle ambulanten, teilstationären, stationären und Einrichtungen der solitären Kurzzeitpflege verpflichtet, die mit den Landesverbänden der Pflegekassen in Hamburg einen Versorgungsvertrag gemäß § 72 SGB XI abgeschlossen haben. Dies gilt auch für Einrichtungen, die gemäß § 91 Absatz 1 SGB XI auf eine vertragliche Regelung der Pflegevergütung nach §§ 85 und 89 SGB XI verzichtet haben. Bei Neueröffnungen sind die Einrichtungen im Folgejahr zur Teilnahme am Ausgleichsverfahren verpflichtet. Auf Antrag kann eine Einrichtung aber auch bereits im Jahr ihrer Betriebsaufnahme teilnehmen.

Gemäß § 1 Absatz 1 HmbAltPflUmlVO wurde die Hamburgische Pflegegesellschaft e.V. (HPG) mit der Durchführung des Ausgleichsverfahrens beauftragt. Die Daten sind nur der Abteilung Ausbildungsumlage bei der HPG verpflichtend zu melden und werden nicht veröffentlicht. Datenschutzrechtliche Bestimmungen gemäß § 13 Absatz 1 und 2 der Hamburgischen Altenpflegeumlageverordnung (HmbAltPflUmlVO) werden eingehalten.

Meldet eine Einrichtung die Daten gar nicht, nicht fristgerecht, fehlerhaft oder unvollständig, darf die Abteilung Ausbildungsumlage gemäß § 5 Absatz 6 HmbAltPflUmlVO den Umsatz nach eigener Schätzung festlegen. Dieses Vorgehen ist notwendig und wird umgesetzt, da die Berechnung der Ausgleichsbeträge erst dann erfolgen kann, wenn die Daten von allen Einrichtungen vollständig vorliegen. Aus diesem Grund erfüllt die verspätete, fehlerhafte, unvollständige oder gar nicht erfolgte Meldung den Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit gemäß § 16 der Hamburgischen Altenpflegeumlageverordnung (HmbAltPflUmlVO) und wird entsprechend mit einem Bußgeld geahndet.

In § 16 der Hamburgischen Altenpflegeumlageverordnung (HmbAltPflUmlVO) sind die Ordnungswidrigkeiten geregelt. Hier ist festgelegt, dass im Falle von vorsätzlich oder fahrlässig gar nicht, nicht vollständig, nicht rechtzeitig oder fehlerhaft gemeldeten Daten eine Ordnungswidrigkeit vorliegt. Ebenso ist dieses der Fall, wenn Nachweise, die von der beliehenen Stelle angefordert wurden, nicht beigebracht werden. Diese Ordnungswidrigkeiten können mit einer Geldbuße von bis zu 2.500,- € geahndet werden. Umgesetzt wird das Ordnungswidrigkeitsverfahren von der Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz. Sie ist zuständig für die Prüfung der Fälle, die Verhängung von Geldstrafen und für deren Beitreibung.

Nach erfolglosem Mahnverfahren wird die Finanzbehörde – Kasse Hamburg mit der Beitreibung von offenen Forderungen beauftragt. Diese ist unter anderem dazu berechtigt, für die Beitreibung auch Kontopfändungen vorzunehmen.

Grundsätzlich zahlen alle teilnehmenden Einrichtungen in den Ausbildungsfonds ein, unabhängig davon, ob sie selber als Betrieb ausbilden oder nicht. Wenn einer Einrichtung als Ausbildungsträger ein vorläufiger Erstattungsbetrag zusteht, wird der einzuzahlende Ausgleichsbetrag mit dem vorläufigen Erstattungsbetrag verrechnet. Die Differenz wird als Guthaben oder Zahlungsschuld im Bescheid festgesetzt.

Ja. Gemäß § 5 Abs. 7 Hamburgische Altenpflegeumlageverordnung (HmbAltPflUmlVO) kann die beliehene Stelle Nachweise zu den gemeldeten bzw. zu meldenden Daten anfordern. Die Betreiber der Einrichtungen sind verpflichtet, diese Nachweise vorzulegen. Werden Nachweise nicht vorgelegt, ist der Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit gemäß § 16 HmbAltPflUmlVO erfüllt.

Die Erhebungsbögen und alle wichtigen Informationen zum Thema Ausbildungsumlage können von unserer Homepage http://www.ausbildungsumlage-altenpflege-hamburg.de/ heruntergeladen werden. Eingesendet werden dürfen die ausgefüllten Erhebungsbögen allerdings ausschließlich auf dem Postwege oder per Fax.

Die Angabe der Bankverbindung ist nicht zwingend erforderlich, wenn Sie nicht am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen wollen.

Ausbildungsbetriebe, die mit einem Erstattungsbetrag aus der Ausgleichsmasse rechnen, sollten Ihre Bankverbindung angeben, da die Abteilung Ausbildungsumlage anderenfalls keine Überweisung des Erstattungsbetrages vornehmen kann.

Ordner Fragen zur Umsatzmeldung

Gemäß HmbAltPflUmlVO § 5 Absatz 2 Satz 5 sind alle Einrichtungen verpflichtet, jeweils spätestens bis zum 15. September eines jeden Jahres den sich nach § 2 Absatz 3 HmbAltPflUmlVO ergebenden Umsatz des vorangegangenen Kalenderjahres an die Abteilung Ausbildungsumlage zu melden. Bis zu diesem Zeitpunkt muss gemäß § 4 der Pflegebuchführungsverordnung (PBV) der Jahresabschluss aufgestellt sein, so dass alle Betriebe, die unter die PBV fallen, die maßgeblichen Umsätze des Vorjahres kennen. Unabhängig von der Fertigstellung der Bilanz gehen die maßgeblichen betrieblichen Erträge aus den Abrechnungsunterlagen des Vorjahres hervor.

Die Abrechnung eines Patienten mit Pflegestufe 0 erfolgt über § 61 SGB XII (s. HmbAltPflUmlVO § 2 Abs. 3). Die Umsätze aus diesen Abrechnungen sind daher in die Meldung einzubeziehen.

Mit Inkrafttreten des PSG II und der Einführung der Pflegegrade zum 01. Januar 2017 entfällt die Einteilung in Pflegestufen. Zum Meldetermin 15.09.2018 sind daher in die Umsatzmeldung (diese betrifft dann das Kalenderjahr 2017) die Erträge aus Leistungen im Sinne von §§ 36 und 45b SGB XI  für alle Pflegekunden der Pflegegrade 1 bis 5, aus Leistungen zur Entlastung pflegender Angehöriger sowie aus Leistungen im Sinne von §§ 64b, 64i und 66 SGB XII einzubeziehen.

Nein. Erträge aus Beratungseinsätzen nach § 37 (3) sind nicht in die Meldung einzubeziehen. Die Hamburgische Altenpflegeumlageverordnung (HmbAltPflUmlVO) legt in § 2 Absatz 3 fest, dass von ambulanten Einrichtungen die Umsätze aus Leistungen im Sinne der §§ 36, 45b, 123 und 124 des SGB XI sowie aus Leistungen der Hilfe zur Pflege nach § 61 SGB XII zu melden sind. 

Erträge aus Leistungen im Sinne des § 61 SGB XII und damit meldepflichtig im Rahmen der Ausbildungsumlage sind Erträge aus Leistungen der Hilfe zur Pflege auf der Grundlage von Bewilligungen nach dem Siebten Kapitel des SGB XII (§§ 61 bis 66).

Aus den Regelungen der HmbAltPflUmlVO folgt, dass alle Einrichtungen mit Betriebssitz in Hamburg, für die mit den Landesverbänden der Pflegekassen in Hamburg ein Versorgungsvertrag besteht, am Ausgleichsverfahren teilnehmen müssen. Eine Differenzierung nach dem Ort, an dem die Leistung tatsächlich erbracht und der Umsatz generiert wurde, ist nicht vorgesehen und beabsichtigt. In der Folge sind die Umsätze, die ein Hamburger Pflegedienst in einem benachbarten Bundesland erwirtschaftet und abrechnen kann, meldepflichtig im Sinne der HmbAltPflUmlVO.

Ordner Fragen zur Meldung der Ausbildungskosten

Ja. Der Erhebungsbogen für die Berechnung der Ausbildungsumlage muss von allen Betrieben ausgefüllt werden. Da seit Einführung des Ausgleichsverfahrens die Kosten für die Ausbildungsvergütung von Fach- und Assistenzkräften in der Pflege auf alle Einrichtungen der Altenpflege und über diese auf alle Pflegekunden sowie Bewohnerinnen und Bewohner von Altenpflegeeinrichtungen umgelegt werden, müssen an diesem Verfahren alle ambulanten, teilstationären, stationären und Einrichtungen der solitären Kurzzeitpflege teilnehmen - unabhängig davon, ob die einzelne Einrichtung ausbildet oder nicht.

Ja. Erstattungsfähige Ausbildungskosten sind die tatsächlich für ein Ausbildungsjahr gezahlten Ausbildungsvergütungen, Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge und tariflichen Zulagen, soweit sie die Höhe der durch den TVA-L Pflege geregelten Ausbildungskosten in der für das jeweilige Ausbildungsjahr geltenden Fassung nicht überschreiten. Bei der Meldung ist die im Ausbildungsvertrag geregelte Vergütung für das jeweilige Ausbildungsjahr anzugeben. Überschreitet diese die Obergrenze der nach dem TVA-L Pflege erstattungsfähigen Ausbildungskosten, wird von der beliehenen Stelle gekappt.

Beginnt ein Ausbildungsverhältnis erst nach dem 1. September eines Ausbildungsjahres und konnte aus diesem Grunde nicht rechtzeitig gemeldet werden, so kann es im Rahmen der Spitzabrechnung nachgemeldet werden. Ein Rechtsanspruch auf die Berücksichtigung der Kosten für die nachgemeldeten Ausbildungsverhältnisse besteht dann allerdings nicht. Sie können berücksichtigt werden, sofern genügend Geld in der Ausgleichsmasse vorhanden ist.

Verbindlich geplante Ausbildungsverhältnisse für das jeweils aktuelle Ausbildungsjahr können gemäß § 5 Absatz 2 Satz 2 HmbAltPflUmlVO bis zum 15. September jeden Jahres gemeldet werden, sofern eine Bestätigung der durchführenden Altenpflegeschule vorliegt. Ein Vordruck für eine solche Bestätigung steht unter den Downloads auf dieser Internetseite bereit.

Das Formblatt „Angaben zu den Auszubildenden“ ist nur auszufüllen, wenn die betreffende Einrichtung ausbildet. Alle Einrichtungen, die nicht ausbilden, tragen dementsprechend in das Feld „Voraussichtliche Höhe der Ausbildungsvergütungen“ auf Seite 2 des Erhebungsbogens eine 0 ein.

Grundsätzlich werden von der Hamburgischen Altenpflegeumlageverordnung die Ausbildungsberufe zur/zum Altenpfleger/in und zur/zum Gesundheits- und Pflegeassistent/in berührt. Ausbildungen mit nicht pflegerischem Schwerpunkt (bspw. Kauffrau im Gesundheitswesen) werden nicht von der Verordnung berührt und sind daher nicht zu melden.

Anzugeben sind alle Ausbildungsverhältnisse, die gemäß § 2 Absatz 1 HmbAltPflUmlVO auf der Grundlage eines Ausbildungsvertrages durchgeführt werden, in dem die Regelung einer Ausbildungsvergütung vorgesehen ist und diese auch gezahlt wird. Ausbildungsverhältnisse, die auf Grundlage eines Arbeitsvertrages durchgeführt werden und bei denen ein Arbeitsentgelt gezahlt wird, sind aus dem Umlageverfahren nicht erstattungsfähig und daher auch nicht anzuzeigen.

Ausgaben für das Schulgeld sind aus der Ausbildungsumlage nicht erstattungsfähig. In § 11 Abs.1 HmbAltPflUmlVO werden die endgültig erstattungsfähigen Aufwendungen abschließend aufgezählt. Es handelt sich dabei um die Bruttovergütungen der Auszubildenden, die darauf entfallenden Arbeitgeber-Sozialversicherungsanteile, Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, tarifliche Zulagen sowie um Weiterbildungskosten nach § 17 Abs. 1 a Altenpflegegesetz in Verbindung mit § 83 Absatz 1 Nummern 2 bis 4 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch. Lehrgangskosten sind von der Erstattung aus der Umlage ausgenommen.

Bei Weiterbildungskosten nach § 17 Absatz 1a Altenpflegegesetz (AltPflG) in Verbindung mit § 83 Absatz 1 Nummern 2 bis 4 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch handelt es sich um Kosten, die bei Auszubildenden mit Anspruch auf Leistungen nach dem SGB III ausschließlich im 3. Ausbildungsjahr unmittelbar aus der Weiterbildung entstehen (Fahrtkosten, Kosten für auswärtige Unterbringung und Verpflegung sowie Kosten für die Betreuung von Kindern).

Für eine Erstattung von Ausbildungskosten aus der Ausbildungsumlage ist es zwingend erforderlich, die Ausbildung auf Grundlage eines Ausbildungsvertrages durchzuführen, in dem die Zahlung einer Ausbildungsvergütung vereinbart ist. Es darf neben dem Ausbildungsvertrag auch keinen Arbeitsvertrag geben (s. § 2 Absatz 1 HmbAltPflUmlVO).

Eine Finanzierung im Rahmen des Programms WeGebAU der Agentur für Arbeit hingegen setzt voraus, dass es einen Arbeitsvertrag mit dem Teilnehmer gibt.

Daher schließen sich eine Erstattung aus dem Umlageverfahren und eine Finanzierung über das Programm WeGebAU gegenseitig aus.

Zusammen mit der Meldung der voraussichtlichen Ausbildungskosten für das kommende Ausbildungsjahr erfolgt in jedem Jahr die Meldung und Abrechnung der tatsächlich angefallenen Ausbildungskosten (sogenannte „Spitzabrechnung“) für das abgelaufene Ausbildungsjahr.

Sollten sich Ihre tatsächlichen Ausbildungskosten im Laufe des Ausbildungsjahres deutlich verringern (z.B. aufgrund von Ausbildungsabbrüchen oder dadurch, dass verbindlich geplante Ausbildungsverhältnisse doch nicht zustande kommen), dann beziehen Sie in Ihre Kalkulationen bitte mit ein, dass die nicht benötigten Ausbildungskosten im Rahmen der Spitzabrechnung zurückgefordert werden. In solchen Fällen empfehlen wir Ihnen, die nicht genutzten Erstattungsbeiträge von vornherein zurückzustellen.

Sie können uns die vorzeitige Beendigung von Ausbildungsverhältnissen gerne bereits während des laufenden Ausbildungsjahres anzeigen, eine Berücksichtigung erfolgt jedoch dann erst mit der Meldung der tatsächlich angefallen Vergütungen im Rahmen der Spitzabrechnung.

Ordner Allgemeine Fragen

Sie können gegen den Bescheid innerhalb der darin angegebenen Frist Widerspruch einlegen. Ein Widerspruch hat allerdings keine aufschiebende Wirkung, so dass alle im Bescheid festgelegten Ausgleichsbeträge zunächst gezahlt werden müssen.

Kosten, die für die Erlangung der Ausbildungseignung eines Betriebes entstanden sind oder entstehen, sind von den Betreibern der jeweiligen Einrichtung zu tragen.

Die Verwaltungskostenpauschale in Höhe von 1,5 % der Ausgleichsmasse zzgl. der darauf anfallenden Umsatzsteuer in Höhe von 19 % ist von den Betreibern der Einrichtungen zu tragen und kann nicht als Aufschlag auf den Pflegesatz oder die Vergütungen der Pflegeleistungen umgelegt, bzw. über diese refinanziert werden. Sie wird daher im Bescheid gesondert aufgeführt.

Der einzuzahlende Ausgleichsbetrag wird durch einen landesweit einheitlichen Aufschlag auf den Pflegesatz bei stationären, teilstationären und Einrichtungen der solitären Kurzzeitpflege bzw. durch einen landesweit einheitlichen prozentualen Aufschlag auf die Vergütung der maßgeblichen Pflegeleistungen bei ambulanten Diensten refinanziert. Dieser einheitliche Aufschlag auf den Tagessatz pro Platz wird in stationären, teilstationären und solitären Kurzzeitpflegeinrichtungen jeweils vom 01. März eines Jahres bis zum 28. Februar des Folgejahres erhoben. Im ambulanten Bereich wird der einheitliche prozentuale Aufschlag jeweils ab dem 01. Februar jeden Jahres bis zum 31. Januar des folgenden Jahres auf die Vergütung der maßgeblichen Pflegeleistungen aufgeschlagen.

Nein. Der prozentuale Aufschlag (ambulant) bzw. der Tagessatz (teil- und vollstationär und solitäre Kurzzeitpflege) zur Refinanzierung der Ausgleichsbeträge kann nur erhoben werden, wenn die betreffende Einrichtung am Umlageverfahren teilnimmt und einen Bescheid erhalten hat, in dem sie zur Zahlung eines Ausgleichsbetrages herangezogen wird. Bei Neueröffnungen ist dieses in der Regel im übernächsten Kalenderjahr nach Eröffnungstermin der Fall (Ausnahme: Teilnahme auf Antrag gemäß § 3 Abs. 3 HmbAltPflUmlVO). Eine neu zugelassene Einrichtung übermittelt die Seite 1 des Bescheides in Kopie der federführenden Pflegekasse und dem Sozialhilfeträger (Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz - Referat Hilfen zur Pflege) und kann danach entsprechend der in Anlage 1 des zugegangenen Bescheides festgesetzten Refinanzierungsbeträge und -zeiträume mit der Refinanzierung ihrer Ausgleichsbeträge beginnen.

Die Einhaltung der Frist ist deshalb so wichtig, weil die gesamte Berechnung des Umlageverfahrens erst dann beginnen kann, wenn alle Datensätze eingegangen sind. Fehlen Datensätze, so müssen die entsprechenden Daten geschätzt werden, damit mit der Berechnung begonnen werden kann. Eine spätere Korrektur von fehlerhaft gemeldeten Daten kann nicht mehr berücksichtigt werden, da dadurch die gesamte Berechnung und damit alle Bescheide bis hin zum festgesetzten Refinanzierungsbetrag bzw. prozentualen Aufschlag falsch würden.

Die gemeldeten Daten werden stichprobenartig und anlassbezogen überprüft. Bitte beachten Sie, dass auch die fehlerhafte Meldung von Daten eine Ordnungswidrigkeit darstellt und mit einer Geldbuße belegt werden kann.